不少公司的行政人事都碰到过这类糟心情况,事先没有收到任何说明,原本正常出勤的员工突然就断了联系,工位连着空了好几天,发消息没人回打电话没人接,家属那边也联系不上,岗位的工作没人接手,部门的正常运转都受了影响。等到隔了一周多员工才慢悠悠出现,随口说自己家里有事忘了请假,转头还以公司克扣工资为由要申请仲裁,不少人事这时候才反应过来,之前没理清员工擅自离岗的辞退规则,稀里糊涂就要承担赔偿责任,甚至连已经做好的岗位替补计划都没法落地,平白给公司添了不少额外的麻烦。
一、先确认制度中的旷工认定标准
很多人误以为只要员工没来上班就算旷工,其实从用工合规的角度来说,这个认定前提是员工没有履行任何请假手续,也不存在不可抗力导致无法报备的特殊情况。公司首先要翻查已经让所有员工签字确认过的规章制度,里面如果明确写清了连续不到岗的天数对应严重违反规章的情形,后续的辞退操作才有合法依据。
要是之前的制度里完全没提相关内容,也不能直接按照自己的想法随便定天数,这种情况下通常参考常见的裁判口径,连续三天无故不到岗且没有合理说明的,才会被认定为达到情节严重的程度,不会出现动不动就被判定辞退违法的情况。
二、第一步完成离岗事实的固定取证
碰到员工突然不到岗的情况,别上来就直接发辞退通知,先把所有能证明对方无故缺勤的材料整理完整,这些都是后续一旦发生纠纷的核心证据。具体要准备的材料包括这几类,第一是考勤记录,要盖好公章标注清楚对应时间段的出勤情况,第二是公司向员工预留的所有通讯地址,发送的返岗通知,里面要明确写清缺勤的天数,要求对方在指定时间内到岗说明情况,同时告知无正当理由逾期不归的后果,第三是同步联系员工紧急联系人的聊天记录或者通话录音,确认对方也无法给出员工不到岗的合理解释。
比如员工连续四天没来上班,行政先按照劳动合同上的地址发了书面返岗函,也同步通过工作群短信发了通知,对方收到之后隔了两天才回复说自己出去玩忘了请假,这类回复内容也可以直接作为对方自认无故缺勤的证据。
三、走法定流程避免辞退效力瑕疵
在确认员工确实没有任何正当理由,也没法提供任何病假事假或者不可抗力的佐证材料之后,不要直接通知员工本人就解除合同,还要走完内部的法定流程。首先要把员工的缺勤情况和拟辞退的理由通知公司的工会或者全体职工代表,听取工会给出的意见,留存好对应的书面记录,之后再向员工本人送达正式的解除劳动合同通知书,文书里要写清楚解除的依据是公司的规章制度,以及对应的无故缺勤的具体天数,不要笼统写严重违纪。
如果员工拒绝签收解除通知,可以通过EMS的方式邮寄到对方预留的户籍地或者常住地址,在快递面单上明确标注解除劳动合同通知书的字样,留存好快递底单和物流签收记录,整个流程走下来基本不会出现程序上的漏洞。
四、特殊情况的核实要兼顾情理边界
也有部分特殊情况不能直接生硬套用旷工的认定标准,比如员工突发意外住院,没法及时向公司请假,家属又没来得及第一时间告知公司,这种情况下公司不能直接按照无故缺勤辞退,要先主动和医院方面核实情况,和家属沟通后续的休假方案,贸然辞退反而容易被认定不合情理。
遇到这类情形可以先和员工协商待岗或者请病假的方案,给出合理的宽限时间,既符合法律的人文关怀要求,也不会让公司的用工管理显得太过僵化。
员工无故离岗的问题处理完,后续还可能碰到之前未结算的工资怎么结清,社保停缴的时间怎么确定,员工回来要求开具离职证明这类后续细节,稍有不慎就可能引发新的劳动争议。这些细碎的用工问题处理起来很容易出错,尤其是很多中小公司的人事没有接触过完整的劳动仲裁流程,很容易在证据留存或者流程环节踩坑。这时候完全可以到律图咨询相关律师,平台上的所有律师执业资质都能通过官方渠道核验,不会打包票也不做虚假承诺,所有服务边界都划分的很清晰,会结合公司的实际用工情况给出针对性的调整方案,帮你把后续的用工风险提前规避掉,不用再担心后续因为流程疏漏引发不必要的纠纷,给公司的稳定运营筑牢合规防线。
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