它们的主要区别在于主要区别是答复对方所询问问题，而告知函则是告知对方有关情况。
告知函的正文通常包括两项内容。
一是告知原由。
说明制发本函的原因。
二是告知事项。
简明扼要地叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题。
书面告知函一般包括：
首部、正文、结尾、结束语、结尾落款五个部分。
一、首部，一般写明告知函的标题、主送单位名称。
二、正文，正文一般分成开头、正文两个部分。
开头一般写明函件的主题原因。
正文再对主题进行详细的解释说明。
三、结尾，一般用礼貌性语言向对方提出希望。
或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函等。
四、结束语，通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。
如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
五、结尾落款，落款一般写明发文单位名称、发文时间。
告知函的特征：
1．注意批请函与请示的区别，向有隶属关系的上级机关请求指示、批准事项用请示。
而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项，则用请批函。
主管机关答复请求审批事项，用审批函。
2．开门见山，直奔主题。
无论去函还是复函，都不要转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论。
3．一文一函，简洁明了。
4．语言要规范得体，并体现函的用语特色。
发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦敬，对级别低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善。
切忌使用生硬、命令性的语言。
复函，则态度要明朗，语言要准确，避免含糊笼统、犹豫不定。
《民事诉讼法》第一百二十五条人民法院应当在立案之日起五日内将起诉状副本发送被告，被告应当在收到之日起十五日内提出答辩状。
答辩状应当记明被告的姓名、性别、年龄、民族、职业、工作单位、住所、联系方式；
法人或者其他组织的名称、住所和法定代表人或者主要负责人的姓名、职务、联系方式。
人民法院应当在收到答辩状之日起五日内将答辩状副本发送原告。
被告不提出答辩状的，不影响人民法院审理。
