最高人民法院关于文书立卷办法

(一)本院工作中形成的文书材料，分诉讼文书和行政文书两部分。

诉讼文书包括：起诉书、上诉状、审讯笔录、调查笔录、合议庭笔录、判决书、裁定书、调解书、审判委员会决定书、审理和宣判笔录、案件批复，以及围绕审理案件过程中所形成的传票、押票、提票、送达证、执行通知书等。

行政文书包括：收文、发文底稿、电报底稿、内部文件、会议记录、电话记录、出版物原稿、图表、照片、录音带、帐册、报表等。

诉讼文书和行政文书都是国家的重要档案，各单位必须加强管理，定期立卷归档，个人不得长期保留。

(二)根据文书处理部门立卷的原则，本院诉讼文书由各审判庭经办的书记员整理立卷、归档;行政文书由各单位指定专职或兼职人员负责立卷。

诉讼文书在案件收到以后，承办书记员应即开始汇集有关本案的各种文书、证件，进行立卷;行政文书在各单位承办人办理完毕以后，应及时汇交本单位的文书管理人员归入文卷。

书记员和文书管理人员对诉讼文书和行政文书应当随时作好立卷工作，妥善保管，不得分散、遗失或损坏。

(三)诉讼文书根据年度、审级，一案一号的原则立卷。由于审级不同，一个刑事或民事案件有两个不同卷号时，再审卷并入终审卷，申诉卷并入审判卷;刑、民申诉案件分成两个卷号的，应当并入最早的卷号。

行政文书由各单位根据本单位形成文件的具体情况，在年初自行编制案卷类目，按文件联系的原则立卷。

(四)行政文书中，凡本年度文件是上年度同属一个问题的文件的继续时，本年度文件应当并入上年度的文卷。计划、总结、预算、决算等，应当列入针对的一年。多年的工作计划，应当列入开始的一年。多年的总结，应当列入最后的一年。决议、决定、指示、条例等指导性文件，应当根据批准、通过和签发日期作为立卷的所属年代。

一个行政文卷的卷内文件，除有本条前款情形之一，允许放在一起的跨年度文件以外，不应当有其他跨年度的文件。

(五)本院发文，凡经本院几个单位合办的，由主办单位立卷。本院与有关机关合办的文书，由本院主办的，定稿和草稿应由本院承办单位立卷;由其他机关主办的，本院承办单位应将正本立卷。

本院收到同样文件有两份以上，分送几个单位时，由主办单位立卷。

(六)普通文书(包括明码电报)和机密文书(绝密文件、机密文件和密码电报)应当分开立卷。对《最高人民法院文书档案保管期限表》规定“永久保存”、“长期保存”、“定期保存”的文件应当分别立卷。但属同一问题的文件，保管期限不同的，“长期”并入“永久”，“定期”并入“长期”立卷。

本院形成的有重要指导意义的文件的主要修正稿和最后定稿应当单独立卷。

(七)全国司法会议及专业会议的文件(如开会通知、出席人名单、会议上的报告、总结、决议、会议记录、发言以及有关参考文件、资料等)应当在会议结束以后，由会议秘书部门的人员及时负责整理立卷，交办公厅秘书处，列入所属年代统一归档。

(八)根据院领导指示拟写的文件，在文件发出后，由该文件的拟写人员负责整理立卷归档。

本院正、副院长工作中形成的文书(包括在外地的讲话等)，由院长秘书或随行人员整理立卷，但因兼任其他机关职务而产生的文件除外。

工作人员因公外出(包括参加会议或工作组)给院领导写的信件、工作报告的原件或底稿，以及带回下级法院的重要文件，应当按文件的问题、性质立卷，送有关业务单位按期归档。

(九)各单位立卷工作，应按以下要求进行：

(1)卷内文件应系统、完全，用统一规定的卷皮和卷底装订整齐。对诉讼案卷卷皮上的审级、案由、当事人姓名和行政文卷卷皮上的单位、标题，应当书写准确、清楚，文字要简明、确切，能反映卷内文件的内容，不要省略。对破损的文件应当进行修补。在装订线外有字迹的文件或纸面过小的书写材料，都要加贴衬纸。对难以辨识字迹的文件，应当附上抄件。外文文书应当译成中文副本附在后面。

(2)诉讼文书立卷，按文件的形成顺序排列，要准确地反映案件审理的整个过程。有关案件的证物，凡是能够附卷的，都应详细登记，装入证物袋附卷保存：不能附卷的，应当另行立卷或包装，注明年度、审级、案由、当事人姓名和卷号，随同本案卷宗归档。

行政文书立卷，应当根据文件的相互联系，按时间顺序自上而下地排列，来文和复文必须集中一起，复文应当放在来文的后面，附件应当放在正件的后面。

(3)卷内文件除空白纸外，应当逐页编号。审判案卷和行政文卷都应按卷内文件顺序，逐件填写卷内目录，放在卷内首页。

刑、民事申诉案卷，一般可不编页号和填写卷内目录，但后来已形成审判案件或经本院实行审判监督对申诉起重大作用的(如平反、改判等)，仍应按审判案卷的立卷标准立卷。

(4)案卷必须用线绳三眼装订。同一问题文件过多，可以分册装订。装订前应将文件上的大头针、曲别针、订书钉等金属物全部剔除。

(5)审判案卷装订以后，应当在卷底装订线上贴上封纸，加盖立卷人名章或用毛笔(钢笔)签名。行政文卷应在卷尾附一张备考表，说明卷内的完整情况，并注明表内有关项目。

已归档的审判案卷，调卷人需要增订续件时，必须按照上述要求作好编目、编号、装订、贴封、签名等工作，以保证案卷的立卷质量。

(十)各单位已立好的全部文卷，应当根据《最高人民法院文书档案保管期限表》有关规定，标明文卷的保管期限。并按照不同的保管期限，分别系统地排列全部文卷，编定本单位文卷的文书处理号。

(十一)审判案卷应当在案件办结、送达证退回以后订卷归档。刑、民申诉案卷，在承办单位保管二年后归档。行政文卷每年归档一次，根据立卷的不同保管期限，编制卷宗目录各两份，于第二年上半年向档案科移交。

(十二)为了档案的利用和战备需要，建立备用行政档案。本院发出的工作上具有指导意义的行政文书(如指示、决定、批复、通知、重要会议的主要文件等)，各承办单位除按规定整理归档以外，还应该把发出的文件保存三份正本，随同归档的文卷，送交档案科，以便查阅使用。