这种情况我该怎么处理,是先向申请工商管理部门进行协调还是走法律程序,要求对方退款的可能性大吗？

一、公司自治是原则，而且是国际通行原则，我查了公司法有关条款，也无发现工商部门对召开流程有审查义务的条款。所以说，工商管理部门无义务对召开流程进行审查。
二、《公司法》第38条二款限定：“对前款所列事项股东以书面形式一致表示认可的，能够不召开股东会会议，直接作出决定，并由全体股东在决定文件上签名、盖章。”这一款表明，有限公司公司有时候能够不召开股东会议。