(一)明确定金性质和情形,违约定金中给付方违约不能退定金,收受方违约双倍返还,不可归责双方事由致合同不履行则返还定金。
(二)查看有无书面合同约定定金处理方式,有约定按约定执行。
(三)无书面约定时,与客户沟通退款原因,因客户自身违约可拒绝退款,因不可抗力等不可归责双方原因应退还定金。
(四)协商不成,可通过调解、仲裁或诉讼解决。
法律依据:
《中华人民共和国民法典》第五百八十七条规定,债务人履行债务的,定金应当抵作价款或者收回。给付定金的一方不履行债务或者履行债务不符合约定,致使不能实现合同目的的,无权请求返还定金;收受定金的一方不履行债务或者履行债务不符合约定,致使不能实现合同目的的,应当双倍返还定金。