公证处办理该项公证全程由两名公证人员办理,首先对债权人准备邮寄的催款函在公证处进行复印,然后监督债权人到邮局以特快专递的方式将该催款函向债务人寄出,现场取得特快专递邮件详情单和交费发票,在该详情单上详细记载了收件人和寄件人的信息,最后公证人员同债权人回到公证处对现场取得的特快专递邮件详情单和交费发票进行复印。公证处在出具的邮寄信函证据保全公证书中详细记载上述过程,并把保全过程中复印的催款函复印件和特快专递邮件详情单和交费发票复印件作为公证书的附件。
该公证最关键的是解决了邮寄人对邮寄内容的证明,因为通过邮政系统,邮寄人很容易证明于某时曾向某人发出过特快专递信件,但信件的内容无从证明,公证机构通过上述复印及全程监督的过程,很好地证明了邮寄信函的内容。根据民事诉讼法第六十七条,经过法定程序公证证明的法律行为、法律事实和文书,人民法院应当作为认定事实的根据。这样,债权人就为自己留取了最为有利的证据,日后在与债务人协商或在法院诉讼过程中取得了主动权。