是否可以采用书面征求意见的形式进行

可以。《物业管理条例》第十二条，业主大会会议可以采用集体讨论的形式，也可以采用书面征求意见的形式。但是，应当有物业管理区域内专有部分占建筑物总面积过半数的业主，且占总人数过半数的业主参加。业主可以委托代理人参加业主大会会议，业主大会决定本条例第十一条第五项和第六项规定的事项，应当经专有部分占建筑物总面积三分之二以上的业主，且占总人数三分之二以上的业主同意。决定本条例第十一条规定的其他事项，应当经专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主的同意。业主大会或者业主委员会的决定，对业主具有约束力。业主大会或者业主委员会作出的决定，侵害业主合法权益的，受侵害的业主，可以请求人民法院予以撤销。