公司电子文件归档与电子档案管理办法

第一条 设立目的

为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。

第二条 负责部门

电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条 电子文件的收集与归档

一、电子文件的收集

1．收集方法

（1）及时按照要求制作备份。

（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。

（4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

2．具体收集流程

（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。

（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。

（5）用计算机辅助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

（6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。

二、电子文件的归档

1．电子文件的整理

电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中；应制成相应电子文件目录；归档电子文件应填写登记表。

2．电子文件的归档

（1）归档时间

逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。

（2）归档检测与鉴定

在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件的有效性、软件的有效性及其信息记录格式等。并进行有效性和完整性的鉴定。

（3）归档过程

A把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。

B存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。

C将相应的电子文件目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

3．其他注意事项

（1）应明确规定归档时间、归档类型、相关软件、版本、保存期限、检测数据等，以保证电子档案的质量。

（2）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

（3）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

第四条 电子档案的管理

电子文件归档后按有关规定移交至部门档案管理人员保管。其须遵循以下流程：

1．电子文件检验

归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到_____％。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的_____％合格率应达到__％。具体检验项目包括载体有划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子档案的完整性和有效性审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。将检验结果填入电子档案入库登记表。检验有错的，应及时将错误信息反馈部门领导，并重新制作。

2．电子文件保管

电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

（1）归档载体不得擦、划、涂等。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

（2）环境温度选定范围：℃—__________℃；相对湿度选定范围：___％—___％。

（3）存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。

3．电子文件抽样检查

每满____年，对电子档案的形成和管理设备更新情况进行一次检查登记。每满____年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于_____％，如发现问题应及时采取恢复措施。定期检验结果，应填入电子档案管理登记表。

4．电子文件的利用

利用时使用拷贝件，要遵守保密规定。利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

5．电子文件的销毁

电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

第五条 附则

本办法经_____核准后实施，增设修订亦同。

本办法最终解释权归本公司。